Work Smart! 동원엔터프라이즈 IT사업본부 워크스마트팀을 만나다

동원의 그룹웨어 ‘Direct’가 새 단장을 마쳤습니다. 그간 불편한 점으로 지적됐던 속도를 개선하고 전자결재 시스템 오류를 최소화하는 데 역점을 둔 만큼 새롭게 바뀐 그룹웨어에 대한 동원그룹 임직원들의 평가는 상당히 긍정적입니다. 직원들의 업무를 효율화하고 워크스마트 문화를 만들어가는 것이 팀에게 부여된 과제라 강조하는 동원엔터프라이즈 IT사업본부 워크스마트팀 그룹웨어파트를 찾았습니다.

우리는 하루에도 엄청난 양의 데이터와 정보들을 접하는 고도의 정보통신 시대를 살고 있습니다. 변화가 빠른 시대, 경영 환경도 빠르게 변화할 수밖에 없는 만큼 회사는 직원들의 효율적인 업무환경 개선에 초점을 맞추고 있습니다. 동원그룹도 직원들의 업무 효율성을 높이기 위해 그룹웨어 ‘Direct’ 신규 구축 프로젝트를 추진하고, 프로젝트 담당인 시스템운영팀 이름을 ‘워크스마트’팀으로 변경하는 등 업무 환경 개선에 대한 의지를 보였습니다. 그룹웨어 담당자들과 프로젝트와 연관된 시스템 운영자들, 계열사 담당자들 등 수십 명이 10개월을 꼬박 매달린 결과 지난 8월 13일 동원 그룹웨어 ‘Direct’의 신규 버전을 오픈했습니다. 팀원들은 오픈하던 날의 설레고 긴장된 심정을 지금도 잊을 수 없다고 말합니다. 

그룹웨어 ‘Direct’ 신규 구축 프로젝트는 장기간에 걸쳐 진행됐습니다. 교체 작업을 실행하기 전, 개편할 내용을 검토하는데 만 1년이 걸렸습니다. 검토가 끝난 뒤 10개월 동안 교체 작업을 진행했습니다. 지난해 가을에 착수해 겨울, 봄, 여름까지 4계절 동안 워크스마트팀은 시스템 교체 작업에 몰두한 나머지 계절 변화를 제대로 느낄 수 없었다고 회상합니다. 오랜 시간 공들여 작업한 만큼 그룹웨어 ‘Direct’는 새로운 모습으로 직원들에게 찾아왔습니다. 

워크스마트팀은 그룹웨어 ‘Direct’ 화면을 단순화해 서버 속도를 높였고, 편리하면서도 디테일한 기능들을 요소요소에 넣어 직원들의 업무 효율성을 높이는 데 중점을 뒀습니다. 또한 동원을 상징하는 블루 톤으로 깔끔한 이미지를 부여하는 등 디자인 측면에서도 세세하게 신경을 쓴 점도 눈에 띕니다. 기존 그룹웨어에서 직원들이 자주 활용하던 부분들을 신규 그룹웨어에 반영해 직원들이 새로운 ‘Direct’를 사용하는 데 불편함이 없도록 시스템을 구축했습니다. 여기에 기능적으로 많은 부분을 개선했다는 점에서 워크스마트팀은 남다른 자부심을 가집니다. 이들이 보낸 지난 10개월의 뜨거운 열정이 고스란히 ‘Direct’에 담겨있는 만큼, 안정적으로 운영될 때 뿌듯함은 배가 됩니다. 

동원의 그룹웨어 ‘Direct’는 2003년, 2010년, 2018년 등 세 번의 개선작업을 거쳐 오늘날까지 이어지고 있습니다. 그룹웨어가 직원들이 사용하는 커뮤니케이션 플랫폼인 만큼 ‘Direct’라는 이름이 가지는 의미가 괜찮은 것 같다는 것이 최용원 팀장의 생각입니다. 

“그룹웨어 ‘Direct’는 동원 문화의 한 축이라고 생각합니다. 그룹웨어를 사용하는 직원들이 동일한 화면을 보고, 동일하게 결재를 올리고 메일도 보내는 등 업무 경험을 공유하기 때문에 그룹웨어를 쓰면서 동원의 일하는 방식에 익숙해지는 것 같아요. 우리 팀이 하는 일 자체가 동원 문화의 한 부분을 만들어가는 것이 아닐까 생각합니다.”

방대한 시스템이다 보니 준비부터 안정되기까지 상당한 기간이 소요되지만, 워크스마트팀은 동원의 스마트한 문화를 만들어간다는 남다른 책임감으로 지금 이 순간에도 최선을 다하고 있습니다. 간혹 장애가 발생하고 서버 속도가 느리다는 불만을 접하면 힘이 들기도 하지만, 직원들이 새롭게 구축된 ‘Direct’를 편하게 잘 쓰고 있다고 칭찬할 때 워크스마트팀원들은 일하는 보람을 느낀다고 말했습니다. 

동원 그룹웨어 ‘Direct2018’ 버전은 기존 플랫폼에 있던 기능들을 그대로 가져오는 가운데 직원들의 디테일한 요구사항들을 최대한 반영해서 안정화한 시스템입니다. 여기에 AI 스피커, 챗봇 등 신기술을 적용해 스마트한 업무환경을 구축해보고 싶은 것이 워크스마트팀의 바람인데요. 특히 기존 시스템이 오래되다 보니 좋은 기술이 나와도 이를 적용하기에는 한계가 있었지만, 이제 새로운 플랫폼으로 바뀐 후 신기술을 바로 구현할 수 있는 환경이 됐다는 점에 의미를 두고 싶다고 했습니다. 워라밸 시대를 맞아 직원들의 업무환경을 효율적으로 개선하고 동원인다운 스마트한 문화를 만들어가고자 노력하는 워크스마트팀. 그러고 보면 이들이 지금 하는 일 자체가 ‘워크스마트’가 아닐까 싶습니다.